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Auditoria - Valor agregado ou sofrimento?
Raquel Paz • 3 de maio de 2020
AUDITORIA - Valor agregado ou sofrimento?
O que deveria ser um valor para os sistemas de gestão muitas vezes se transforma num verdadeiro sofrimento para os auditados, e quem perde com isso é a organização. Esse foi o tema da nossa Live apresentada no Instagram
no dia 22/04/2020.
Quando se pensa em valor agregado é importante entender o sentido dessa expressão no contexto de uma auditoria. Se olharmos para o que o Fórum Internacional de Acreditação - IAF
aconselha sobre as auditorias vamos perceber que toda a orientação é dada no sentido de se extrair o máximo de valor com a realização de uma auditoria.
Valor é tudo aquilo pode ser usado amplamente por alguém, ou, tudo o que tem representatividade para alguém, ou algum negócio.
Em linhas gerais, a definição de uma auditoria para um sistema de gestão é "...OBTER EVIDÊNCIA PARA DETERMINAR A EXTENSÃO NA QUAL OS CRITÉRIOS DE AUDITORIA SÃO ATENDIDOS...”
A necessidade da realização de auditorias é um item mandatório em qualquer sistema de gestão, e a sua finalidade pode ser variada, mas com um propósito comum, que é a obtenção de informações relevantes à análise e tomada de decisão por parte da alta gerência.
O que ocorre, de fato, é que na maioria das vezes, esse entendimento é perdido e as auditorias são conduzidas para "cumprir protocolos", ou "cumprir cronograma", ou mais ainda, "gerar registros para apresentar aos auditores externos". Percebe-se ai um total desentendimento do sentido real das auditorias, e consequentemente, uma inestimável perda de valor para a organização.
Para orientar os sistemas gestão na obtenção de valor com a realização das auditorias, o ISO TC/176 - Comitê Técnico elaborou a ISO 19011, uma diretriz para a realização de auditorias, que faz parte do conteúdo programático dos treinamentos
de formação de auditores. Essa é uma tentativa do ISO TC/176 de uniformizar a atuação dos profissionais que desempenham essa tarefa, seja pessoal próprio ou contratado pela organização.
A condução das auditorias deve ser pautada em princípios, os quais precisam ser observados pelos auditores, são eles: Integridade, apresentação justa, devido cuidado profissional, confidencialidade, independência, abordagem baseada em evidência e abordagem baseada em riscos. Esses princípios associados à competência comportamental dos auditores levam ao valor agregado. Muitas vezes os auditores desprezam esses princípios provocando um verdadeiro sofrimento para os auditados, como por exemplo, emitindo juízo de valor ao analisar uma prática em funcionamento desconsiderando o princípio independência.
Mas, não é só isso. Outro fator importantíssimo na condução das auditorias é o esclarecimento do que a organização pretende com aquela auditoria, ou melhor dizendo, que resultados a organização almeja obter com aquela auditoria.
Se essa informação não estiver muito clara para ambas as partes, o risco de se ter uma "caça à não conformidades" é muito grande, ou a emissão de opinião pessoal do auditor a respeito de alguma prática confundida como oportunidade de melhoria, e por fim, uma conclusão de auditoria que não diz nada além do sistema estar implementado.
Então, pensando nisso deixamos aqui algumas dicas que qualquer auditor precisa considerar na hora de preparar a sua auditoria. São elas:
- NEGÓCIO: Entenda bem o negócio da organização que será auditada, o mercado de atuação, as regras, leis aplicáveis;
- PRODUTOS/SERVIÇOS: Procure compreender quais são os produtos/serviços comercializados pela organização;
- OBJETIVO: Esclareça com quem te contratou, no caso de uma auditoria interna com o gestor do sistema de gestão, qual o objetivo da auditoria. Tenha isso por escrito;
- ESCOPO: Quais são os limites daquela auditoria, quais processos, áreas, unidades, instalações deverão ser auditadas;
- CRITÉRIO: Qual o padrão será usado, norma, legislação, documentos, procedimentos, instruções normativas. Este critério será o seu guia, a base para a construção da sua linha investigativa;
- PROPÓSITO: Porque a organização decidiu realizar aquela auditoria naquele momento. Esse entendimento vai muito além de simplesmente cumprir uma programação.
Tenha em mente que esses pontos são fundamentais para você construir a sua linha investigativa, e que a sua jornada na busca de evidências deverá ser norteada por esses aspectos.
No caso de auditorias
realizadas nos fornecedores, para fins de homologação, por exemplo, procure entender também quais são os produtos/serviços que o seu cliente compra, ou pretende comprar desse fornecedor e investigue a conformidade das práticas em relação ao critério de auditoria usado na condução da sua auditoria.
Seguindo essa linha de raciocínio você obterá informações, evidências, que vão sustentar a sua conclusão sobre o estado de conformidade em que o sistema se encontra naquele momento, fornecendo uma base consistente para a tomada de decisão pelos devidos responsáveis, e por fim, agregando valor ao negócio da organização.
Esperamos que essas dicas sejam úteis ao seu desenvolvimento profissional.
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ESTRATÉGIA PESSOAL Todo mundo sonha com um futuro brilhante e cheio de realizações. Esses sonhos ganham destaque em determinados momentos da vida do indivíduo, seja na virada de cada ano, na conclusão de um curso ou formação, no início de uma nova etapa na vida, enfim. É essa capacidade de sonhar que nos mantém vivos, produtivos e dispostos a fazer o que for necessário pela realização dos nossos sonhos. Porém, o que muitas pessoas não percebem é que se esses sonhos não forem tratados de forma estruturada eles provavelmente não serão realizados, ou poderão até se realizar parcialmente, por sorte. O que acaba gerando frustração para a pessoa, e muitas consequências desagradáveis no aspecto emocional. Pensando nisso e conhecendo as ferramentas e métodos usados no ambiente corporativo para a realização das estratégias organizacionais, decidimos adaptar tais métodos para a pessoa física e assim aumentarmos a probabilidade de realização dos sonhos. Óbvio que aplicamos na nossa vida e vimos que da muito certo. Por isso trazemos nossa experiência aqui nesse blog procurando mostrar o passo a passo para a elaboração de um plano estratégico pessoal estruturado com base em ferramentas e métodos usados na formulação das estratégias organizacionais. Desejamos que você aproveite o máximo da nossa experiência de sucesso, e realize todos os seus sonhos, de forma assertiva.
Os últimos acontecimentos ligados a pandemia do novo coronavírus que provocou o isolamento social e a ausência de atividades laborais convencionais, nos desafiaram a ir além e a enxergarmos a grande oportunidade que se descortinava diante de nós. Há tempos que nossos clientes vêm nos pedindo para ampliarmos a nossa voz levando o nosso conhecimento por intermédio das redes sociais, mas vencidos pela timidez, postergamos o máximo que pudemos. Mas com a imposição do isolamento social não teve jeito tivemos que sair do nosso casulo para nos aventurarmos, no que chamamos de "jornada digital". Então, em 16/04/2020 iniciamos uma série de Lives pelo Instagram abordando temas com perguntas e respostas esclarecedoras. Várias perguntas foram enviadas pelo nosso site e na Live discutimos as respostas que aproveitamos para apresentar aqui também. Dessa forma, quem perdeu a Live pode conferir tudo aqui e assim o conhecimento é mantido. A seguir apresentamos as perguntas e as respectivas respostas.
Descrição de uma ferramenta para aumentar a conscientização de segurança no trabalho, através de uma mudança cultural da organização.
A gestão de fornecedores deve ser considerada como um desdobramento da estratégia tendo-se em mente a importância e a influência destes na produção e na prestação de serviços. Para se fazer uma boa gestão é preciso olhar para os compromissos assumidos, pela liderança com as partes interessadas, e expressos nos Requisitos das Partes Interessadas (RPI); e se estabelecer uma política de contratação com foco no atendimento ao RPI . Nesse artigo vamos falar um pouquinho sobre a interação da ISO 9001 com a gestão de fornecedores, dentro desse contexto, e como a empresa pode gerenciar essa relação de modo a gerar valor para ambas as partes.
A versão 2015 da ISO 9001 trouxe a questão dos riscos para ser gerenciada juntamente com os outros elementos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) . Embora já tenha se passado alguns anos desde a sua publicação, muitas dúvidas ainda pairam sobre esse tema e interpretações variadas são observadas na aplicação prática deste requisito. Por isso tomamos a liberdade de explorar esse assunto mostrando uma interpretação, que julgamos bastante razoável, fundamentada na própria ISO 9001 .